Договоренности в жизни и бизнесе. «Действия по умолчанию»

Что такое «договоренности», кому и когда их нужно применять, и насколько важно человеку в принципе овладеть подобным искусством?

Поскольку люди – существа социальные, то они не могут находиться вне общества. А это в свою очередь подразумевает постоянное общение, как между отдельными индивидуумами, так и между различными группами людей.

И в принципе качество всей нашей жизни зависит от качества нашего общения, потому что все мы хотим, чтобы нас окружали добрые и гармоничные люди, чтобы атмосфера была бесконфликтной, чтобы мы получали от окружающих нас людей именно то, что в данный момент хотим или же нам необходимо. А все это, по большому счету, зависит именно от нашего умения общаться.

Так вот, если мы хотим получить что-то от другого человека (и в большинстве случаев так оно и есть), то наше общение должно быть достаточно четким и ясным, прежде всего для нас самих. Т.е. мы должны понимать, что именно мы хотим получить, как именно нам должны это дать, и что именно мы готовы отдать взамен. Только тогда мы можем рассчитывать на то, что нас услышат и поймут. И как раз это и является основой создания гармоничных отношений.

Я не имею в виду тренинги по общению, где изучают интонацию, тембр голоса, техники воздействия и манипуляции, мольбы в слезах и пр. Я говорю об обычной жизни и повседневных взаимоотношениях.

На самом деле вы и только вы сами всегда являетесь основой того, как будут складываться ваши отношения с другими людьми – разочаруетесь ли вы в каком-либо человеке, будете ли вы считать, что он вас предал и т.д.

Давайте разберем простую ситуацию, когда после некоторого времени романтических свиданий молодые люди приняли решение пожениться.
При этом парень думает, что она будет гладить ему рубашки, готовить пищу и пр., а в семье девушки этим всегда занималась бабушка, либо она просто этого не умеет. Девушка со своей стороны рассчитывает, что он будет каждый день встречать ее с работы на машине, дарить подарки, но забыла спросить, а входит ли это в его планы.
В результате через пару месяцев после свадьбы и с той, и с другой стороны начнет появляться недоумение, почему же он или она этого не делают. И со временем оно перейдет в обиду, разочарование и раздражение.

В действительности это вряд ли будет единственным недопониманием, поскольку у них обоих есть друзья, родные, какие-то увлечения и пр., и поговорить о которых изначально никто из них не догадался.

И поскольку всему этому нужно также уделять время и другие ресурсы, совместная жизнь этой пары будет находиться под реальной угрозой и приносить страдания. И все потому, что изначально не было достигнуто договоренностей по всем вопросам, связанным с пожеланиями и намерениями обеих сторон: и парня, и девушки.

Если достижение различных договоренностей важно для дружеских и семейных отношений, то только представьте себе, насколько это необходимо для конструктивных отношений в бизнесе.

Ведь если посмотреть, то в любой компании, где есть минимум два человека, все строится исключительно на договоренностях.

• Менеджер отдела кадров договаривается с новыми сотрудниками об условиях работы, обязанностях и вознаграждениях на весь будущий период найма.
• Сотрудники договариваются с клиентами в момент сделок.
• Секретарь договаривается с поставщиком воды в офис.
• Помощник начальника договаривается по вопросам аренды с собственником помещения.
• Идут различные договоренности об оплате связи и интернета.

Т.е. каждый процесс полностью завязан на договоренностях. И все они очень четко влияют на то, как весь этот бизнес будет себя чувствовать и развиваться дальше.
Если все задачи в компании выполняются быстро, четко, своевременно и в полном объеме, то такой бизнес будет постоянно расти. Если же кто-то не выполняет какие-то договоренности, то у компании начинаются различного рода заминки.

Например, вы берете на работу пиар-менеджера. И даже если по содержанию резюме и результатам личного собеседования вы придете к выводу, что у него отличные рекомендации и богатый личный опыт, то в любом случае это не может дать вам каких-либо гарантий по поводу того, что человек будет выполнять все свои обязанности вовремя и в полном объеме, на высоком качественном уровне исполнения.

Поэтому следующим шагом большинства руководителей является прием человека на испытательный срок, в течение которого они уже будут смотреть, действительно ли этот человек подходит их компании.

Но какой бы срок вы ни назначили при этом, спросить с человека вы сможете только по его окончании, т.е. только при подведении итогов.

И как быть, если этот период довольно длительный: месяц или даже три? Если квалификация и опыт нового сотрудника окажутся недостаточно высокими, то компания все это время не будет получать необходимого результата, и даже напротив, вполне вероятно, понесет определенные убытки.

Неужели придется терпеть все это целый месяц? Да, придется. Если, конечно, вы изначально не выполните определенную технологию достижения договоренностей.
Дело в том, есть основные моменты, которые мешают руководителю на определенных этапах работы, связанных с коммуникациями. И как раз они не позволяют иметь необходимый успех и добиваться конкретных задач. Вот лишь один из них: «Действия по умолчанию».

Рассмотрим тот же пример с приемом пиар-менеджера.

Первая задача, которую ставит руководитель: распиарить компанию. Новый сотрудник говорит, что он достаточно знаком с этим, имеет связи в нужных СМИ, владеет навыками копирайтинга и умеет писать статьи, а также владеет другими важными умениями для выполнения этой задачи. Если при этом руководитель сам некомпетентен в этих вопросах, что обычно и бывает, то подобный ответ его вполне устроит.

Какую же основную ошибку совершают руководители в таких ситуациях? Дело в том, что они даже не пытаются уточнить, что именно вкладывает человек в понятие «пиар компании»? На что он, собственно, будет обращать свое внимание, и какие факторы раскрывать в своей деятельности? Что именно и как будет делать для выполнения поставленной задачи новый сотрудник?

Проблема в том, что зачастую руководители малого бизнеса не придают этому вопросу большого значения, полностью полагаясь на компетенцию нового сотрудника. Либо подразумевая, что он думает точно так же, как и сам руководитель.

Но в действительности у каждого человека есть свое собственное уникальное представление о каком бы то ни было понятии. Не так давно при обсуждении сайта в своей собственной компании, когда мы зашли в тупик, я решила выяснить, а что же именно каждый из членов моей команды подразумевает под словом «сайт». И оказалось, что мы целый час говорили о совершенно разных вещах: один – о корпоративном сайте, другой – о блоге, третий – о лендинг-странице и т.д.

И если вернуться к нашему примеру, то руководитель, исходя из своих представлений о пиаре, подразумевает совершение некоторых действий, к примеру, проведение массовой пиар-компании с полной загруженностью менеджера, проработкой всех ключевых моментов, отслеживанием полученных результатов и т.д. В то же время новый сотрудник видит это совершенно иначе. Например, частичную собственную занятость и использование фрилансеров, либо же подключение соседних отделов той же компании.

Т.е. в процессе работы появились  некоторые моменты и действия, которые не были изначально обговорены, и по которым не были достигнуты конкретные договоренности. Обычно это приводит к тому, что компания начинает двигаться совершенно не в том направлении, которое было запланировано.

Что происходит в этом случае? Человека либо увольняют, либо его работу не принимают и не оплачивают. В любом случае человек будет чувствовать, что его недооценили, что по отношению к нему допущена несправедливость. И это очень сильно отразится на его дальнейших результатах. Хотя единственная причина возникших проблем была в том, что руководитель просто не поинтересовался, что именно понимает новый сотрудник под поставленной задачей, и каким именно образом он намерен ее выполнять.
В действительности при изначально правильной постановке вопроса и составлении четких договоренностей, этой ситуации не могло быть в принципе. И в результате руководитель получил бы нужный ему результат, а пиар-менеджер зарекомендовал бы себя как грамотный и профессиональный специалист.

Теперь вы видите, насколько важно правильно договориться, насколько важно с самого начала не допустить действий по умолчанию.

Как я уже говорила, это только один из моментов, которые обычно допускаются людьми при составлении различных договоренностей. В действительности же их довольно много. И все они рассматриваются в «Технологии достижения договоренностей».

Вы можете просто упустить какую-то мелкую деталь. И в результате лишитесь квалифицированного сотрудника, или поставите под угрозу срыва выполнение любой другой задачи, стоящей в данный момент перед вашим бизнесом.

Как видите, искусство составления договоренностей важно в любых отношениях между людьми – семейных, дружеских, деловых, профессиональных. Потому что на самом деле в таких ситуациях всегда проигрывают обе стороны.

Другими словами, неправильно составленные и оформленные договоренности – это заведомый проигрыш для всех участников того или иного процесса. И поэтому каждому человеку было бы неплохо владеть какими-то техниками общения, которые бы позволяли всем сторонам получать от взаимодействия именно то, что они хотят, и давать то, что нужно другой стороне, вовремя и в нужном объеме. И одной из таких техник является «Технология достижения договоренностей».

Екатерина Скареднова
Консалтинговый Центр "Фактор Успеха"
+7 (495) 920-28-00
www.prichina.org