Самые распространенные ошибки описания бизнес-процессов

Отсутствие заказчика описания бизнес- процессов (БП) – подобная ошибка приводит к тому, что разработанные модели практического применения не имеют. Чтобы избежать подобных ошибок, уже в ходе планирования описания следует точно определиться с его заказчиками.

Они могут быть связаны с информационными технологиям, отвечать за менеджмент качества, департамент развития, но самый лучший вариант, - это конкретные бизнес-  подразделения, стремящиеся совершенствовать свою деятельность либо перейти на процессное управление.

Правильное использование инструмента описания БП во многих случаях обеспечивает должное его качество, минимизирует затраты, позволяет использовать описание для самых разных целей. В случае неудачного выбора возникает такая ситуация, когда солидный проект ведется с использованием visio, и наоборот, в довольно скромный проект закупается, к примеру, ARIS.

В данном случае следует учитывать тот факт, что если в проекте участвует свыше 200 моделей, то средствами простыми, которые не поддерживают групповую работу и последующий анализ, здесь не обойтись. Текстовая форма описания процессов дает весьма низкое качество, а потому в случае скромного бюджета лучше использовать не MS Word, а PowerPoint и таблицы MS Excel.

Еще одна распространенная ошибка - детальность описания, которая требует неоправданно больших трудозатрат и приводит к отсроченному на неопределенный период бизнес-результату.
В проекте описания БП желательно четко определять перечень моделей и степень детализации, с тем, чтобы трудозатраты были минимальные, а время получения конкретного бизнес- результата не превышало трех месяцев.

Следует также помнить о том, что описание БП, направленное на совершенствование деятельности компании, является деятельностью вспомогательной, а потому  бизнес –аналитикам отвлекать бизнес - экспертов от их основной деятельности, а это не совсем благоприятно отражается на эффективности деятельности компании.

Перед тем как приступить к описанию БП, необходимо определиться со всеми требованиями к нему и  стандартизовать применяемую методологию описания. В этом случае БП будут описываться сотрудниками бизнес - подразделений, в то время как бизнес - аналитики помогают им в этом.

Созданные модели должны быть положены в основу дальнейшего совершенствования деятельности, в противном случае через некоторое время процессы изменятся, а их описание станет вовсе не актуальным.

Создание специализированных подразделений процессных технологий должно стать началом для постепенной передачи им технологий процессного управления. Однако, как показывает практика, данные подразделения обычно сосредотачиваются на задачах описания БП и в случае отсутствия бизнес - результата влияние их в компании уменьшается, а о процессном управлении со временем постепенно забывают.

Таким образом только в случае, если описание БП станет инструментом ведения бизнеса, можно будет говорить о внедрении в компании процессных технологий.

В заключение скажем о том, что внедрять процессное управление пытаются многие компании, в большинстве случаев его инструментом является регламент, не позволяющий осуществлять полноценный анализ и контроль за БП. Поэтому вслед за его описанием должна идти автоматизация.

Для достижения этих целей существует специальные информационные системы Workflow / BPM, с их помощью можно обеспечить автоматизацию БП и его контроль, что поднимает уровень как самого бизнеса, так и исполнительской дисциплины.